In de moderne zakenwereld is tijd geld. In onze snelle maatschappij heeft iedereen haast om dingen af te krijgen en door te gaan naar de volgende taak. Het probleem met deze aanpak is dat het kan leiden tot fouten of onduidelijkheid wanneer men een taak probeert te voltooien
Dit creëert een urgentie waardoor mensen zich gestrest en angstig voelen, vooral in vergaderingen waar veel verschillende taken tegelijk worden besproken. Als er te veel tegelijk in je hoofd omgaat, raak je overweldigd en kun je je niet meer concentreren op wat eerst aandacht moet krijgen. Dit veroorzaakt meer stress en langere werktijden, omdat mensen er langer over doen om hun taken af te maken. In deze blog lees je hoe een vergaderruimte het verschil kan maken.
Tips om jouw vergaderingen productief en succesvol te maken
Er zijn veel tips die je kunnen helpen een productieve, succesvolle vergadering te creëren. De eerste tip is om een duidelijk doel voor de vergadering te hebben voordat je begint met plannen. Als je geen specifiek doel voor ogen hebt, zal het moeilijk zijn om iets gedaan te krijgen. Elke persoon moet specifieke taken hebben die hij of zij moet uitvoeren om het algemene doel te bereiken. Als iedereen zijn eigen taak heeft, kan hij zich concentreren op dat ene project en het afmaken voordat hij verder gaat met iets anders. We weten allemaal hoe frustrerend het is als de ene persoon de andere onderbreekt omdat die probeert aan het aan hem toegewezen deel van het project te werken.
Een andere tip voor succesvol vergaderen is om in de gaten te houden hoelang je aan elk onderwerp besteedt tijdens je vergadering. Als een onderwerp niet meer relevant is, moet het van de agenda worden gehaald. Hetzelfde geldt voor taken die tijdens een vorige vergadering zijn afgerond en een deadline hebben gekregen – die hoeven niet opnieuw te worden besproken. Het kan tijd besparen als u uw vergaderingen kort en bondig houdt.
Manieren om ervoor te zorgen dat elke aanwezige het gevoel heeft dat hij of zij gehoord is
De laatste tip voor productieve vergaderingen is ervoor te zorgen dat elke aanwezige het gevoel heeft dat hij of zij is gehoord. Elke vergadering zou een aangewezen notulist moeten hebben die noteert wat iedereen heeft gezegd over verschillende onderwerpen. Dit zal helpen om ervoor te zorgen dat wat je zegt nauwkeurig wordt geregistreerd en gedeeld met andere mensen in de vergadering. Ieders idee over een kwestie moet gelijk behandeld worden, zelfs als andere aanwezigen denken dat het niet zal werken.
Het kan moeilijk zijn om een productieve vergadering te faciliteren wanneer zoveel mensen proberen hun stem te laten horen. De sleutel om dit alles te laten werken is een duidelijk doel te hebben, de taken effectief te verdelen, en bij het onderwerp te blijven terwijl ideeën die niet langer relevant zijn voor het onderwerp opzij worden geschoven.
Waarom een externe vergaderlocatie zo prettig is
Tegenwoordig werken veel mensen in teams. Deze teams zijn meestal verspreid over verschillende kantoren. Offsite vergaderingen zijn een handige manier om iedereen op één plaats samen te brengen voor een belangrijk gesprek zonder al het voorbereidende werk te missen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u de mening van iemand over iets wilt weten voordat u er een beslissing over neemt. Maar die persoon is op dat moment niet in dezelfde ruimte als u. Daarom zijn offsite vergaderingen zo handig, omdat u dan meteen dat gesprek kunt voeren zonder dat u daar later tijd voor hoeft in te plannen.
Ook is het heel fijn voor het personeel om eens in een andere ruimte te zijn. Dit zorgt voor minder afleiding van andere collega’s, die niet meedoen in de vergadering. Daarnaast triggert een externe locatie tot creativiteit. Hierdoor zal iedereen beter gehumeurd zijn, waardoor het makkelijker gaat zijn om samen een oplossing voor een vraagstuk te vinden!
Misschien vraag je je af hoe u uw vergaderingen productief en succesvol kunt maken. We hebben een aantal tips voor u in dit artikel, zoals een duidelijk doel voor aanvang van de vergadering, het effectief verdelen van taken, en ervoor zorgen dat elke aanwezige wordt gehoord. Vergeet niet dat het tijd kan kosten om met goede ideeën te komen wanneer iedereen tegelijk luid zijn stem laat horen. Wees geduldig terwijl je aan deze doelen werkt tijdens de vergadering – ze zullen snel hun vruchten afwerpen! Bovendien zal het vergaderen op een externe locatie veel goeds doen voor het team. Denk bijvoorbeeld eens aan een vergaderlocatie Amsterdam!
